Cuales son las razones mas comunes de falla en los proyectos de automatización de procesos de Negocio con BPMS.

 

Las razones son tan variadas como combinaciones de empresas-equipos podemos tener, sin embargo exploraremos algunas de las que mas comunes.

Partamos de la base que un proyecto de automatización de procesos de negocio debe considerar la optimización del proceso y debe cumplir objetivos del negocio.

– No se vende a la Dirección del negocio y se toma como un proyecto de tecnología.Un proyecto requiere del patrocinio de la alta Gerencia y la Dirección de forma que se tomen las decisiones de temas como; quien debe hacer que, la forma en que se evalúa y mide el trabajo de las personas, así como las interacciones con otros roles,

– No delimitar el alcance y se quiere automatizar un proceso E2E (End to End) en un solo ciclo o iteración. Las empresas son entes vivos que cambian todo el tiempo, querer hacer un proceso de 1 año para la automatización de un proceso completo implica que el proceso cambio mientras estamos trabajando en el mismo, es una buena practica hacer iteraciones con subprocesos que nos permitan ir haciendo entregas de etapas en costo plazo y ajustes a las siguientes etapas.

– Falta de involucramiento de los Dueños de Proceso. El área de Procesos o responsable de automatizar procesos debe ser experta en modelado de procesos, y en las herramientas a utilizar en el proyecto, sin embargo en la mayoría de los casos no son los expertos en el proceso a automatizar(y no tienen que serlo), por esa razón el involucramiento del dueño del proceso como responsable del proyecto de automatización permite enfocar el proyecto a los beneficios del negocio y no solo a automatizar un proceso

– Falta de preparación del quipo responsable. Muchas veces los equipos que no tienen la preparación en los conceptos y en las herramientas de BPMS, el tomar recursos que tienen experiencia en proyectos de desarrollo de software e involucrarlos directamente como responsables de un proyecto de automatización es un problema común, estos recursos pueden ser muy valiosos, pero debemos complementar el equipo con recursos que tengan experiencia en la automatización de procesos de negocios.

– Falta de detalle en el levantamiento de requerimientos. Si estamos hablando de automatizar procesos al igual que en cualquier solución de software se debe entender al detalle cada requerimiento, condición, validación requerida de otra forma no es seguro que serán consideradas, no podemos depender de que el equipo de desarrollo suponga o deduzca lo que requiere el usuario

– Visión a corto plazo. En estos proyectos necesitan ser realizados dentro de un plan maestro de procesos, de forma que se entienda el rol del proceso subproceso que se esta automatizando en el mapa maestro de procesos de la empresa y la afectación que tendrá la automatización en los roles, tiempos, indicadores, etc.

– No existencia de un gobierno de procesos. Es importante que antes de iniciar con la automatización de procesos de negocio definir los modelos, estándares, arquitectura a utilizar

– Automatizar procesos no optimizados. Los procesos no optimizados implican muchas veces re-trabajos, flujos y actividades no necesarios, por lo que definir el detalle necesario para la automatización es muy complejo y poco practico.

En otras ocasiones exploraremos algunas de las “mejores practicas” en la cultura de procesos de negocio!

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