Metodologías de administración de modelos de costos

Cuales son las principales características de los modelos de costos? ¿Cuál utilizas en tu empresa? ¿Por qué? ¿Conoces sus ventajas y desventajas?

Aquí algunos conceptos básicos.

Un modelo de costos debe permitir a la persona interesada conocer información sobre los costos y cuales son las causas que lo ocasionan, de forma que pueda tomar decisiones de negocio sobre temas como:

· Planeación Estratégica Financiera, de Mercadeo y Ventas

· Monitoreo y hallazgo de ineficiencias, problemas y oportunidades

· Gestión de precios y descuentos

· Valoración de Productos, Clientes, Procesos, Regiones y Proveedores

· Segmentación de clientes basado en rentabilidad real

· Descontinuación de productos o clientes

· Control de costos y reducción de gastos

· Mejor asignación de recursos

· Reingeniería de procesos

· Gestión de capacidad

· Descubrimiento de tendencias, ciclos y patrones

· Priorización del portafolio de Proyectos

Algunos conceptos básicos:

· Costos Fijos ó Indirectos. Son costos que tiene mi empresa independientemente de lo que produzca o deje de producir. (Ej. La bodega)

· Costos Variables o Directos. Son aquellos relacionados directamente con lo que estoy produciendo (Ej. La materia prima para producir un producto).

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· Costos Escalonados. Son aquellos que se incrementan al aumentar el volumen operado, pero no por unidad, por ejemplo al aumentar a mas de 100 piezas por hora, tendré que poner una maquina adicional que me permitirá producir hasta 200 piezas, entonces es escalonado porque tengo que incrementar el costo de la maquina al producir 101 piezas en adelante, pero se mantiene estable hasta producir 201 que requeriré una maquina adicional).

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· Variación de precios en el tiempo. La variación significativa de cualquier componente del costo puede darse por capacidad, precio de materiales, desperdicio, etc. (Por ejemplo: Afectación en costo unitario por uso de capacidad instalada)

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El componente de costos indirectos puede tener variaciones en el costo unitario, relacionados por ejemplo con el costo asociado con las variaciones en el uso de la capacidad instalada.

Existe el concepto de que los sistemas de absorción (estándar, real, ABC) manejan muy bien el costo a largo plazo, pero que funcionan mal a corto plazo

Pero esto no es del todo cierto: Variaciones de cualquier componente del costo deben ser tomadas con seriedad, ya sea por capacidad, precio de materiales, desperdicio, etc.

Además de poder obtener los números, hay que saber leerlos, interpretarlos y tomar las decisiones adecuadas. A continuación vamos a profundizar un poco en esto.

¿Cómo varían los precios unitarios en el tiempo?

En el análisis de costos hay una consideración importante que es la capacidad disponible y la capacidad no utilizada, que debe ser revisada con atención, ya que puede incidir en análisis inadecuado de los costos escalonados o step-variable.

Supongamos que tenemos un recurso que puede producir hasta 5 unidades del producto X en un determinado tiempo. Cada recurso tipo 1 cuesta $2.

La tabla muestra la cantidad de recursos tipo 1 que se requieren para producir un máximo volumen de producto X, y el correspondiente costo para cada volumen de producción.

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La gráfica muestra el costo por unidad, donde se puede ver que el costo unitario por el recurso tipo 1 se estabiliza rápidamente con un relativamente pequeño volumen de producción, aunque se presentan unos pequeños picos cuando hay un aumento de la producción por encima del escalón.

Al incrementar la capacidad de manera ordenada (escalón por escalón) no se tiene un impacto considerable en el costo unitario, sobre todo entre mayor volumen se produzca.

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Si se tienen mas costos escalonados de comportamiento similar, la curva se hace aún mas suave.

Recurso 2

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Recurso 3

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Como se comportan los costos al considerar los Recursos Tipo 1, 2 y 3.

 

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Además de que rápidamente se estabiliza, debe tenerse en cuenta que alcanzar la utilización máxima de la capacidad instalada es solo posible en condiciones ideales, pero en la práctica no es posible siempre llegar a la demanda máxima, o tener todos los recursos de la organización balanceados para que tengan la misma capacidad máxima total. Es usual que haya fluctuaciones de mercado ante las cuales la empresa quiere poder responder. También es usual que las compañías tengan capacidad de respaldo para contingencias.

Capacidad Utilizada del Recurso Tipo 1

 

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También es usual que las compañías tengan capacidad de respaldo para contingencias.

Aún cuando se tenga un solo producto y una sola máquina, es prácticamente imposible tener siempre una capacidad total al 100%.

Si se tienen varios recursos la posibilidad de no tener capacidad sobrante es aún menor, por lo que en condiciones ideales aunque se acercaría al uso total de la capacidad no lo lograría constantemente.

La capacidad sobrante es parte del aparato productivo de la organización, de su funcionamiento, y por tanto hace parte del costo unitario del producto. Ya vimos que este costo no tiene la incidencia ni es tan variable como popularmente se cree.

Capacidad Promedio de los recursos 1, 2 y 3 – condiciones ideales

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– Es prácticamente imposible tener siempre capacidad al 100%

– Capacidad sobrante es parte del sistema y del costo unitario

Conclusiones

Es un falso mito altamente difundido que el costo unitario varia considerablemente dependiendo de las unidades producidas y por tanto no debe incluirse el costo de la capacidad no utilizada en el costo unitario porque “castiga” al producto.

Los costos escalonados, se estabilizan con pocas unidades.

Por ello debe incluirse, pero es importante poder diferenciarlo

Por lo que deberías tomar en cuenta respecto a los costos Variables

Generalmente, el costo de la capacidad no utilizada forma parte del costo del sistema.

Para decisiones de corto plazo es importante manejarlo aparte.

Por mercado a veces la capacidad utilizada varia considerablemente.

Los costos unitarios calculados en varios meses (de 3 a 6) eliminan prácticamente cualquier distorsión causada por el efecto de “capacidad no utilizada”, ya que esta sobre capacidad es “estadísticamente real”.

En sistemas con alta variabilidad de capacidad deben utilizarse promedios móviles (moving averages), para

el análisis y la toma de decisiones.

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