Un caso de éxito de BPMS con SAP


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Crosland es una empresa con 55 años operando en el mercado peruano y cuenta con 4 líneas de negocio: automotriz, inmobiliaria, fuerza motriz, y servicios administrativos. La empresa requería automatizar sus procesos, ya que después de la implementación de SAP R/3, algunas actividades presentaron problemas, como: 

  • Ciertas transacciones eran de uso complicado.
  • El avance de los procesos dependía del envío de correos entre áreas y al interior de ellas.
  • Se debían llevar a cargo tareas que no agregaban valor.
  • Era común el ingreso erróneo de información

Era importante contar con transacciones fáciles de usar, establecer flujos de procesos automatizados, reducir el tiempo empleado en labores de bajo valor agregado como el envío de notificaciones de actividades por realizar, disminuir significativamente la cantidad de errores en el ingreso de información y reducir significativamente el uso de papel. El objetivo más importante era incrementar la productividad del personal.

¿Cuál fue su solución y los resultados?

Se comenzó a trabajar con el proceso de gestión de requerimientos para viajes y gastos de representación, para así, reemplazar transacciones en SAP y automatizar el flujo de todo el proceso desde la solicitud de dinero hasta el registro contable de la liquidación. Después de que se evaluó el impacto del primer proceso implementado en AuraPortal continuaron con otros procesos en las áreas de Importaciones y Recursos Humanos. Actualmente están desarrollando el proceso de Compras en AuraPortal.

En el primer proceso de Gestión de Requerimientos para Viajes y Gastos de representación se obtuvieron mejoras en el rendimiento del personal ahorrando tiempo en las siguientes actividades:

ACTIVIDAD Tiempo empleado / Horas anuales
Redactar correos electrónicos 169
Registros en mesa de ayuda para tesorería y contabilidad 170
Volver a ingresar a mesa de ayuda para hacer seguimiento 400
Elaboración de archivo Excel con descuentos por nómina 96
Revisar y aprobar archivos de Excel con descuentos por nómina 36
Ingresar descuentos autorizados por CFO en sistemas de nómina 24
Total de horas empleadas al año 895

Estas cifras fueron calculadas basándose en que se hacen 2,220 solicitudes de dinero al año, en promedio. La cantidad de horas anuales ahorradas representa aproximadamente 6 meses de trabajo de una persona a tiempo completo. Esto fue logrado gracias a la integración de AuraPortal para la automatización de los procesos que no cubría el ERP.

Fuente: https://www.auraportal.com/es/casos-de-exito/caso-exito-crosland/

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